ทำความรู้จักระบบ E-Tax Invoice ยื่นภาษีแบบใหม่ยุคดิจิตอล

ในยุคปัจจุบันการจัดทำเอกสารเพื่อจัดส่งกรมสรรพากรในเรื่องภาษี เพื่อให้สนับสนุนนโยบาย Thailand 4.0 และ National e-Payment ในการรองรับการทำธุรกรรมแบบอิเล็กทรอนิกส์ เพิ่มความเป็นสากลในการทำธุรกิจ นอกจากนี้แล้วยังสามารถในการลดต้นทุนในการจัดการเอกสาร และจำนวนกระดาษที่เกิดขึ้นได้อีกด้วย

ถ้าอยากมี E-Tex Invoice สามารถทำได้อย่างไร

1.เตรียมตัวและสมัคร E-Tax Invoice

• ศึกษากฎหมายที่เกี่ยวข้องและวิธีการจัดทำข้อมูลเอกสารว่าต้องใช้เอกสารไหนบ้าง
• ปรับปรุงระบบงานของกิจการ
• ลงทะเบียนในเว็บไซต์ของ E-Tax Invoice โดยมีเอกสาร บ.อ.1 และยืนยันตัวตน
• สร้างบัญชีผู้ใช้งานและรอการประกาศรายชื่อว่ามีสิทธิ์ในการจัดทำ E-Tax Invoice

2.การจัดทำเอกสาร

ในการจัดทำเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่มีการลงนามลายเซ็นดิจิตอลกำกับโดยเอกสารที่ต้องจัดเตรียมดังนี้

• ใบกำกับภาษี (เต็มรูปแบบ)
• ใบกำกับภาษี (แบบย่อ)
• ใบเพิ่มหนี้
• ใบลดหนี้
• ใบรับ (ใบเสร็จรับเงิน)

เมื่อเตรียมเอกสารเรียบร้อยแล้วก็ส่งมอบเอกสารให้กับผู้ซื้อหรือผู้ให้บริการตามที่ตกลง โดยสามารถทำได้อยู่ 2 วิธี

1.1แบบดำเนินการด้วยตัวเอง

• ส่งมอบด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ตามที่ตกลงเช่น E-mail
• หากผู้ซื้อและผู้รับบริการต้องการแบบกระดาษให้ส่งมอบแบบกระดาษ

1.2ส่งมอบให้ Service

3.จัดทำข้อมูลและส่งข้อมูลให้กับกรมสรรพากรโดยเป็นเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์เพื่อจัดส่งภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป โดยเป็นรูปแบบไฟล์ XML Fiile หรือไฟล์ที่มีการบีบอัด (Zip) ที่มีการลงนามด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขนาดไม่เกิน 3 MB โดยมีเอกสารที่ต้องเตรียมได้แก่

• ใบกำกับภาษี (เต็มรูปแบบ)
• ใบเพิ่มหนี้
• ใบลดหนี้
• ใบรับ (ใบเสร็จรับเงิน)

โดยสามารถนำส่งได้ 3 ช่องทางคือ Upload XML, Host to Host หรือให้ Service P rovider นำส่ง โดยไฟล์ Zip เมื่อ Unzip ออกมาต้องมีขนาดไฟล์ไม่เกิน 15 MB

4.การเก็บรักษาข้อมูลต้องมีการปฏิบัติการตาม พ.ร.บ. ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ.2544 โดย

• ใช้วิธีการที่เชื่อถือได้ในการรักษาความถูกต้องของข้อมูลตั้งแต่การสร้างจนไปถึงการเก็บรักษาที่สามารถเรียกดูข้อมูลได้อีกครั้ง
• เก็บรักษาข้อมูลใบกำกับภาษีหรือใบรับ โดยสามารถเข้าถึงและนำกลับมาใช้ได้โดยความหมายไม่เปลี่ยนแปลง
• เก็บรักษาข้อมูลใบกำกับภาษีหรือใบรับให้อยู่ในรูปแบบที่เป็นอยู่ในขณะที่ได้สร้าง ส่ง หรือได้รับข้อมูลนั้น หรืออยู่ในรูปแบบที่สามารถแสดงข้อความที่สร้าง ส่ง หรือได้รับให้ปรากฏอย่างถูกต้องได้
• เก็บรักษาข้อความส่วนที่ระบุถึงแหล่งกำเนิด ต้นทาง และปลายทางของใบกำกับภาษีหรือใบรับ ตลอดจนวันและเวลาที่ส่งหรือได้รับข้อความดังกล่าว ถ้ามี

โดยสรุปแล้วระบบ E-Tex Invoice เป็นระบบการจัดส่งภาษีสำหรับผู้ประกอบที่ต้องการเปลี่ยนแปลงไปสู่ยุคดิจิตอล และสามารถลดภาระในการจัดเก็บเอกสารรูปแบบกระดาษได้อีกด้วย